Von Michael Hitzek und Susann Leder

Das Tagungs- und Seminargeschäft ist vor allem eines: hart. Tagungshotels, Event-Locations und Veranstaltungszentren kämpfen um Kongresse, Meetings, Produktpräsentationen oder die allseits beliebten Treffen zur Mitarbeitermotivation. Allein im Jahr 2008 fanden in 6.200 Tagungs- und Veranstaltungsstätten rund 2,8 Millionen Meetings und Events statt. 314 Millionen Teilnehmer haben diese Veranstaltungen besucht. Das geht aus dem Meeting- & EventBarometer 2008 vor, das das Europäische Institut für Tagungswirtschaft an der Hochschule Harz vorgelegt hat.

In der Studie von Prof. Dr. Michael-Thaddäus Schreiber und Diplom-Kaufmann Ralf Kunze ist nachzulesen, dass die Veranstalter von Tagungen, Meetings und Kongressen vor allem drei Dinge fordern:

• Einen zentralen Ansprechpartner, 
• Pauschal-Preise und 
• moderne Technik.

Noch vor dem Preis-Leistungs-Verhältnis ist es übrigens die Verkehrsanbindung, die Veranstalter bei der Wahl der Stätte ihrer Veranstaltung besonders interessiert.

Wie geht es weiter im schwer umkämpften Markt? Die Meinungen gehen auseinander. Das Meeting- & EventBarometer prophezeit für 2009 "leicht steigende Budgets für Veranstaltungen". Hans Grasser von der Süddeutschen Zeitung dagegen geht davon aus, dass sich der Kongresstourismus "auf magere Zeiten einstellen" muss.

Ein zentraler Ansprechpartner, Tagungspauschalen und moderne Technik: Das gehört im Mercure Hotel München Neuperlach Süd in die Rubrik Selbstverständlichkeiten. Und während Branchen-Insidern angesichts böser Wörter wie "Finanzkrise" und "Rezession" die Knie schlottern, redet der Neuperlacher Direktor Serge Caurant von "Spaß" und davon, dass er seine Tagungsgäste "verzaubern" will. Leichtfertig geht ihm das nicht von der Zunge. Der Franzose hat unter anderem im Waldorf Astoria in New York sowie im Sofitel Gaweye in Niger gearbeitet, bringt also internationale Erfahrung ins Geschäft ein.

Man stelle sich vor: Ein vermeintlich trockenes Seminar, eine der üblichen Fortbildungen steht an. Und plötzlich fühlt man sich mitten in Spanien, in Italien, in Asien oder im Orient. Diesen Weg verfolgt das Mercure Hotel München Neuperlach Süd mit dem Tagungskonzept "T.E.A.M. - Tagungen mit Atempausen". Es entführt die Tagungsgäste täglich in neue, aufregende Welten.

Sehen, Hören, Riechen, Schmecken und Fühlen. Nach dieser Devise gestaltet das Hotel seine Tagungsthemen. Um die Teilnehmer mit Reizen nicht zu überfordern, kommt es auf die richtige Dosierung an. Den Spannungsbogen baut das Hotel langsam und in Abstimmung auf den menschlichen Biorhythmus auf: Zum Frühstück lässt sich das Thema meist nur erahnen, bis zum Mittagessen wird die Dekoration immer weiter ausgebaut, bei der landestypischen Hintergrundmusik in den Kaffeepausen folgen ruhigen Klänge am Morgen und etwas lebhaftere zum Nachmittag.

Den Höhepunkt bildet das Unterhaltungsprogramm mit Künstlern zum Mittagessen, zum Abschluss des Tages werden die Gäste mit kleinen Aufmerksamkeiten verwöhnt.

Das Konzept trifft in der Fachwelt auf Zustimmung. Patrick Jentsch, diplomierter Betriebswirt in Diensten der Berliner "edutrainment company GmbH", führt seit 2006 Trainings in den Bereichen Kommunikation, Präsentation und Vertrieb durch. Jentsch sagt: "Für mich zeigt sich nur in einem chaotischen Seminarzimmer, dass hier auch gearbeitet wurde."

Dass in seinem Haus das Chaos herrscht, hört Serge Caurant sicher nicht gerne. Und dennoch liegen Jentsch und Caurant auf einer Wellenlänge: Entspannte Lernatmosphäre soll Seminaren und Tagungen zu nachhaltigem Erfolg verhelfen.

Jentsch ist überzeugt davon, dass das Ambiente eines Seminars entscheidend ist. "Sind die Tagungsräume grau in grau, der Service miserabel, die Hotelmitarbeiter unfreundlich und der Kaffee in der Pause kalt, kann sich der Referent noch so bemühen. Nicht seine Fachlichkeit wird den Teilnehmern in Gedächtnis bleiben, sondern der Ärger über den kalten Kaffee. Und das noch Monate nach dem Seminar", weiß der Trainer.

Die Tagungsthemen in Neuperlach bürsten gegen den Strich, dadurch wirken sie langfristig. "Das Besondere am Konzept des Certified Conference Hotels bemerkt man zwar sofort, richtig zu schätzen lernt man es aber erst im Vergleich mit einem normalen Tagungshotel", so die Erfahrung von Jentsch.